Organización y gestión del tiempo para asistentes virtuales Consejos y herramientas útiles

La gestión del tiempo es clave si eres o quieres convertirte en asistente virtual. Estoy más que segura de que lo sabes y que te interesa todo lo relacionado con este tema.

Y me he propuesto echarte una mano para que gestiones tu tiempo de manera óptima basándome en mi experiencia.

¿Qué es lo que vas a encontrar en las siguientes líneas? Pues, en primer lugar, te contaré porqué creo que es tan importante que aprendas a gestionar el tiempo.

Te daré algunos consejos para que le saques el mayor rendimiento posible a tu tiempo.

Haré un repaso por algunas de las herramientas más importantes que creo que debes conocer y acabaremos comentado algunos aspectos sobre la importancia de la formación continua.

Antes que nada. Debes ser consciente de que la profesión de asistente virtual está cada vez más demandada.

La asistencia virtual la están solicitando emprendedores y empresarios que ven la necesidad de externalizar algunas de sus tareas. Y las quieren externalizar a profesionales competentes.

Dicho esto. Voy a empezar a desgranar el menú que te he anunciado.

¿Por qué tienes que gestionar el tiempo?

Porque si eres un asistente virtual es fundamental. Así de claro.

No estás en un trabajo presencial donde te marcan una hora de entrada y salida. Esto te obliga a ser muy respetuosa con los tiempos en aras de la productividad.

Si tú eres productiva no dudes ni por un momento que tu cliente estará más satisfecho. Por no decir, que la productividad va íntimamente relacionada con tus ingresos.

En este apartado también te voy a decir que una buena gestión del tiempo va a ir a favor de tu bienestar emocional.

Consejos para optimizar la gestión del tiempo

Dicho esto, vamos con los consejos que he preparado para ti:

1.      El calendario, tu mejor amigo

Así es. Y da igual si tienes un cliente o diez. Tu calendario va a ser la manera que tengas de “visualizar” todas tus responsabilidades.

Con él vas a poder planificar tus tareas, reuniones, plazos de entrega… o lo que tú consideres más importante.

¿Cuál es mi consejo? Que revises ese calendario cuando empieces a trabajar y cuando acabes. Sobre todo para analizar tus tareas que han quedado pendientes e incorporarlas en los próximos días.

2.      Imprescindible usar herramientas digitales

Tus nuevas amigas han de ser las herramientas digitales que ya están en el mercado y que te van a permitir ser más productiva.

Estas herramientas no solo facilitan la organización de tareas y proyectos, sino que también permiten una mejor comunicación con los clientes y equipos.

Y, por supuesto, eliminan gran parte de las tareas manuales. Esto no viene nada mal porque eliminan el error humano o, al menos, los reducen

Nos paramos aquí. Luego haremos una lista de las más populares.

3.       Establece tu horario de trabajo

Es posible que una de las cosas por las que te hayas lanzado a ser asistente virtual haya sido la posibilidad de tener flexibilidad horaria.

Pero, atención. Porque esto puede ser una arma de doble filo. Lo más conveniente es que te hagas tu propio horario de trabajo y lo respetes.

Otro punto a favor de establecer tu horario de trabajo te será más fácil separar la vida profesional de la personal, aunque,  para qué vamos a engañarnos, en muchas ocasiones esta separación es difícil de conseguir. (Pero este es otro tema).

Por cierto. Que no está de más que tus clientes sepan de qué hora a qué hora estás disponible.

4.      No te fíes de tu memoria y apúntalo todo

Si un buen amigo es el calendario, un enemigo es la memoria.

Son muchas las cosas que vas a tener en cuenta. Y te recomiendo que lo anotes todo. Porque, al menos en mi caso, lo que no está anotado, no existe.

Imagina que se te olvida una cita o un dato importante que es muy importante para un cliente. ¿Crees que ese cliente te va a dar otra oportunidad? Seguramente, no.

5.      No seas multitarea. Solo una a la vez

No es cierto que la multitarea sea la forma más productiva de trabajar. Lo mejor es realizarlas una detrás de otra para que evites errores.

Si te enfocas en una sola tarea no tengas ninguna duda: Vas a avanzar más rápido y tu trabajo va a ser de más calidad.

6.      Prioriza las tareas cuando comiences tu jornada

Esto lo debes hacer al iniciar tu jornada laboral. Identifica cuáles son esas tareas más importantes o urgentes y, claro, empieza por ellas.

Herramientas para la gestión del tiempo y la productividad

Vamos a allá:

1.      Para trabajar en equipo

• Slack.
• Microsoft Teams
• Discord

2.      Para gestionar proyectos

• Asana
• Trello
• Notion

3.      Para almacenamiento de documentos

• Dropbox
• Google Drive
• Onedrive

4.      Para las videoconferencias

• Zoom
• Google Meet
• Teams

5.      Para gestión de redes sociales

• Metricool
• Hootsuite
• Buffer

La importancia de la formación continua

La formación es continúa en un asistente virtual de éxito es clave. La tecnología avanza muy rápido y las herramientas digitales, las nuevas reglamentaciones a nivel fiscal están en constante cambio.
Debemos estar atentas ante cualquier novedad en el mercado.

Dedicar tiempo a la formación te ayudará a estar siempre actualizada, ya no solo aprendizajes, también es estar en  contacto con otras profesionales y compartir vivencias y conocimientos.

Por supuesto, que te interesa la idea de lanzarte en esta profesión, quiero que sepas que te puedo echar una mano en lo que necesites. Solo tienes que ponerte en contacto conmigo clicando en este enlace: